Oleh : Puan Wan Azurani Wan Ahmad _^K.B.;P.A.

SERDANG, 21 Mac - Bengkel Penyediaan Deskripsi Tugas (JD) dan MyPortfolio di dalam sistem HRPortal UPM dan Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS) Jabatan Perkhidmatan Awam, Bahagian Kaunseling UPM telah dilaksanakan di Bilik Mesyuarat, Bahagian Kaunseling UPM. Bengkel secara fizikal ini diadakan bermula jam 10.00 pagi kepada semua staf pada 21 Mac 2024. Sebelum itu, dua (2) siri taklimat juga telah diadakan bagi memberi kefahaman kepada semua staf bagaimana cara pengisian dan apakah maklumat yang diperlukan. Dua (2) siri taklimat awal tersebut telah diadakan pada 22 Januari 2024 di Bahagian Kaunseling UPM dan pada 29 Februari 2024 di Makmal 1&2, Fakulti Kejuruteraan, UPM dengan kerjasama Institut Nanosains dan Nanoteknologi (ION2) UPM. Deskripsi Tugas dan My Portfolio merupakan dokumen rujukan rasmi bagi menghuraikan maklumat pewujudan jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi sesuatu jawatan dalam sesebuah organisasi.

Di bawah sistem HR Portal dan HRMIS, fungsian deskripsi tugas merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira kompenen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi. Ianya membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah agensi. Ianya juga selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job). Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan yang diperuntukkan. Kandungan pada fungsian Deskripsi Tugas mengandungi 'Maklumat Umum Jawatan', 'Tujuan Pewujudan Jawatan', 'Akauntabiliti' ,'Tugas Utama', 'Dimensi', 'Kelayakan Akademik', 'Kompetensi' serta 'Pengalaman'.

Pada fungsian My Portfolio pula, Kesemua kompenan berkaitan tugas sesuatu jawatan dimasukkan secara terperin iaitu 'Carta Organisasi', 'Kedudukan Jawatan', 'Carta Fungsi', 'Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi', 'Deskripsi Tugas', 'Proses Kerja', 'Carta Alir', 'Senarai Semak', 'Senarai Undang-undang', 'Peraturan dan Punca Kuasa', 'Senarai Borang', 'Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai' adalah kandungan-kandungan yang perlu dimasukkan.

Dengan pengisian di kedua dua sistem ini, iaitu di HRPortal UPM dan juga HRMIS JPA menjadikan capaian dokumen lebih pantas dan terperinci seterusnya perancangan perjawatan dan kefungsian jawatan yang lebih sistematik.

Tarikh Input: 30/04/2024 | Kemaskini: 02/05/2024 | ayna